Ist deine Website mit einer KI-App verbunden (Mit KI verbinden), kann die KI auch dein Anfragen-Postfach für dich verwalten, zum Beispiel:
- „Welche neuen Anfragen sind seit Montag eingegangen?"
- „Zeig mir die Anfrage von Frau Berger vollständig."
- „Markiere die Anfragen zu Dachfenstern als erledigt."
- „Ist im Spam etwas Echtes? Hol es in den Posteingang."
- „Wie viele Anfragen kamen in den letzten 30 Tagen, wie hoch ist die Spam-Quote?"
Datenschutz: eine eigene Freigabe #
Anfragen enthalten die Daten deiner Website-Besucher (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Anhänge). Ruft eine KI-App sie ab, werden diese Daten an den Anbieter dieser App übertragen (z. B. Anthropic, OpenAI).
Deshalb ist der Zugriff getrennt freizugeben: Beim Verbinden steht auf der Freigabe-Seite der eigene Punkt „Formular-Anfragen lesen/verwalten (enthält Daten deiner Besucher)" – er ist nie vorausgewählt. Du entscheidest:
- Formular-Anfragen lesen – Liste, einzelne Anfrage, Statistik.
- Formular-Anfragen verwalten – zusätzlich Status ändern, Spam aussortieren, in den Papierkorb legen.
Bereits verbundene KI-Apps bekommen diesen Zugriff nicht automatisch. Willst du ihn nutzen, verbinde die App neu (Dashboard → Konto → KI verbinden) und setze den Haken. Prüfe vorher, ob deine Datenschutzerklärung die Weitergabe an den KI-Anbieter abdeckt, und nutze ein KI-Abo, das deine Daten nicht zum Training verwendet.
Was die KI kann – und was nicht #
| Aufgabe | per KI |
|---|---|
| Anfragen auflisten (Status, Formular, Zeitraum, Suchbegriff) | ja |
| Eine Anfrage vollständig ansehen, inkl. Anhänge (Download-Link 15 Minuten gültig) | ja |
| Status setzen: neu, gelesen, erledigt | ja |
| Spam ↔ kein Spam (in beide Richtungen) | ja |
| In den Papierkorb legen und zurückholen | ja – nur nach deiner Bestätigung |
| Endgültig löschen | nein – nur im Dashboard (Papierkorb) |
| Antwort-Mail verschicken | nein – die KI nennt dir die Absenderadresse, du antwortest im eigenen Mailprogramm |
Wichtig:
- Nichts geht verloren: Löschen heißt Papierkorb. Dort bleibt eine Anfrage 30 Tage wiederherstellbar, danach wird sie mit ihren Anhängen endgültig gelöscht.
- Aus Spam geholt: Die Anfrage landet als „neu" im Posteingang. War die E-Mail-Benachrichtigung wegen des Spam-Verdachts unterblieben, wird sie jetzt nachgeschickt (einmal, nie doppelt).
- Der Spam-Filter lernt nicht automatisch aus deinen Korrekturen – so kippt die Erkennung nicht durch einzelne Fehlgriffe. Kommt viel Spam durch, stell den Spam-Schutz strenger.
- Nachvollziehbar: Jede Änderung steht im Verlauf der Anfrage (wann, wer, über welche App) – im Dashboard unten in der Detailansicht.
Für API und eigene Skripte #
API-Tokens aus Konto → API-Zugang (und Betreuer-Tokens) haben den Zugriff auf Anfragen ohne Extra-Freigabe; Werkzeuge und Endpunkt stehen unter MCP für Entwickler.